Die Entgeltabrechnung gehört zu den fehleranfälligsten Aufgaben im Unternehmen. Lohnsteuer, Sozialversicherung, Meldewesen und laufende Gesetzesänderungen verlangen Fachwissen und Sorgfalt. Die Frage, ob Sie die Abrechnung selbst übernehmen, ist deshalb vor allem eine Frage der Ressourcen.
Was zur Lohnabrechnung gehört
- ELStAM-Abruf beim Bundeszentralamt für Steuern
- Monatliche Entgeltabrechnung inklusive Zuschlägen und Sachbezügen
- Lohnsteueranmeldung bis zum 10. des Folgemonats
- Beitragsnachweise an die Krankenkassen
- DEÜV-Meldungen bei Ein- und Austritten sowie Jahresmeldungen
- Jährliche Lohnsteuerbescheinigungen
- Umlageanträge U1/U2 und Meldungen an die Berufsgenossenschaft
Wann sich die eigene Abrechnung lohnt
Ab etwa 15 bis 20 Mitarbeitenden mit überschaubaren Konstellationen kann eine eigene Lohnsoftware wirtschaftlich sein. Voraussetzung ist eine Person mit Lohn-Know-how und Vertretung für Urlaub und Krankheit. Programme wie Lexware lohn+gehalt führen durch die Monatsabrechnung.
Wann die Kanzlei die bessere Wahl ist
Bei wenigen Mitarbeitenden, komplexen Fällen (Baulohn, Kurzarbeit, Entsendungen) oder fehlender Vertretung ist die Kanzlei meist sicherer. Moderne HR-Systeme wie Personio übernehmen dann die vorbereitende Lohnabrechnung: Stammdaten und Abwesenheiten werden gesammelt und per DATEV-Schnittstelle übergeben.
Kostenvergleich
Kanzleien und Lohnbüros rechnen meist pro Abrechnung ab. Dem stehen bei der eigenen Abrechnung Softwarekosten, Arbeitszeit und Schulungen gegenüber. Vergessen Sie nicht die Kosten von Fehlern: Säumniszuschläge oder Nachforderungen nach einer Betriebsprüfung können teuer werden.
Fazit
Für die meisten kleinen Unternehmen ist die Kombination aus HR-Software für die Datenerfassung und Kanzlei für die Abrechnung der pragmatischste Weg. Wer wächst und Lohn-Know-how im Haus hat, kann später auf eine eigene Lohnsoftware umsteigen.
