Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, regeln, wie Unternehmen ihre Buchführung digital organisieren müssen. Software kann dabei helfen, entbindet aber nicht von der Verantwortung.
Die Grundsätze in Kürze
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss sich vom Beleg bis zur Buchung verfolgen lassen.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle Vorgänge werden lückenlos erfasst.
- Zeitgerechte Buchung: Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich, unbare Vorgänge zeitnah.
- Unveränderbarkeit: Änderungen müssen protokolliert werden, der ursprüngliche Inhalt bleibt erkennbar.
Aufbewahrungsfristen
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres.
Die Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihrem Unternehmen entstehen, erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Sie besteht typischerweise aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Viele Softwareanbieter stellen Muster bereit. Anpassen müssen Sie diese dennoch an Ihre tatsächlichen Abläufe.
Typische Fehler
- Belege werden gescannt und das Papier vernichtet, ohne dass ein ersetzendes Scannen dokumentiert ist.
- E-Rechnungen werden nur als PDF-Ausdruck abgelegt statt im Originalformat.
- Die Kasse erlaubt nachträgliche Änderungen ohne Protokoll.
- Es gibt keine oder eine veraltete Verfahrensdokumentation.
- Archivierte Daten sind bei einem Systemwechsel nicht mehr lesbar.
Wie Software hilft
GoBD-konforme Buchhaltungsprogramme schreiben Buchungen fest und protokollieren Änderungen. Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System überwacht Aufbewahrungsfristen und stellt den Datenzugriff für Betriebsprüfer bereit. Achten Sie auf ein Prüftestat nach IDW PS 880 oder vergleichbare Nachweise.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.
